Contabilizar la constitución de una empresa implica registrar tres momentos clave: la emisión de participaciones o acciones, la suscripción por parte de los socios y el desembolso real del capital. Además, los gastos del proceso —notaría, registro, honorarios— se cargan directamente al patrimonio neto, no a la cuenta de pérdidas y ganancias.
¿Qué significa contabilizar la constitución de una empresa?
Contabilizar la constitución de una empresa es el proceso de registrar en el libro diario todos los hechos económicos que ocurren desde que la sociedad se crea formalmente. Este registro empieza el mismo día en que se firma la escritura pública ante notario, mucho antes de que la empresa emita su primera factura o realice su primera compra.
El objetivo es dejar constancia contable de tres elementos fundamentales: el capital que los socios se comprometen a aportar, el capital que efectivamente ingresa en la cuenta bancaria de la empresa y los gastos que ha generado el proceso de constitución. Cada uno de estos elementos tiene su propio asiento contable y su propio momento de registro, y mezclarlos o ignorarlos produce un balance de apertura incorrecto.
El punto de partida: la escritura pública y el capital social
Todo comienza con la firma de la escritura pública ante notario. Ese acto jurídico es también el detonante contable: a partir de ese momento, la sociedad existe y sus primeras operaciones deben quedar reflejadas en el libro diario. El capital social que los socios acuerdan aportar se convierte en el dato central de los primeros asientos.
El capital social es la cifra que los socios se comprometen a poner a disposición de la empresa para financiar su actividad. Esta cifra queda recogida en la cuenta (100) Capital Social del Plan General de Contabilidad (PGC), y su correcta contabilización determina el aspecto inicial del patrimonio neto de la sociedad.
Diferencia entre capital suscrito y capital desembolsado
Antes de ver los asientos, conviene tener claro que suscribir y desembolsar no son lo mismo. Suscribir es comprometerse a aportar: el socio firma que pondrá una cantidad determinada. Desembolsar es transferir el dinero: el importe entra físicamente en la cuenta bancaria de la empresa. En las sociedades limitadas, ambos momentos suelen coincidir, pero en las anónimas pueden separarse en el tiempo.
Asientos contables de la constitución de una sociedad limitada
La sociedad limitada es la forma más habitual para crear una empresa en España, y su proceso de constitución contable es también el más directo. En una SL, el capital debe desembolsarse íntegramente en el momento de la escritura, lo que simplifica los asientos porque la suscripción y el desembolso se producen al mismo tiempo. Si quieres conocer los trámites previos, puedes revisar los requisitos para constituir una S.A.S. como punto de referencia sobre la estructura societaria.
Asiento de emisión de participaciones sociales
El primer asiento recoge la decisión de crear las participaciones sociales que representarán el capital de la empresa. La sociedad emite participaciones y las contabiliza enfrentando la cuenta (190) Participaciones emitidas en el debe, contra la cuenta (100) Capital Social en el haber. Este asiento refleja que la empresa ha «prometido» un capital, pero aún no ha recibido nada de los socios.
| Cuenta | Descripción | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| (190) | Participaciones emitidas | Importe del capital | |
| (100) | Capital Social | Importe del capital |
Asiento de suscripción del capital social
A continuación, los socios suscriben las participaciones, es decir, se comprometen formalmente a aportarlas. Este asiento carga la cuenta (103) Socios por desembolsos pendientes en el debe, y abona la cuenta (190) Participaciones emitidas en el haber. Con ello se cancela la cuenta de participaciones emitidas y se activa la deuda que los socios tienen con la sociedad.
| Cuenta | Descripción | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| (103) | Socios por desembolsos pendientes | Importe del capital | |
| (190) | Participaciones emitidas | Importe del capital |
Asiento de desembolso del capital en tesorería
Por último, los socios transfieren el dinero a la cuenta bancaria de la empresa. Este asiento carga la cuenta (572) Bancos en el debe y abona la cuenta (103) Socios por desembolsos pendientes en el haber. Con este apunte queda saldada la deuda de los socios y el capital entra de forma real en el patrimonio de la sociedad. En la SL, los tres asientos suelen fecharse el mismo día.
| Cuenta | Descripción | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| (572) | Bancos / Tesorería | Importe desembolsado | |
| (103) | Socios por desembolsos pendientes | Importe desembolsado |
Ejemplo práctico — SL con capital de 10.000 €
Tres socios constituyen una SL y aportan 10.000 € en partes iguales (3.333,33 € cada uno). El día de la firma ante notario se registran los tres asientos: emisión de participaciones por 10.000 €, suscripción de los socios por 10.000 € y desembolso en cuenta bancaria por 10.000 €. Al finalizar, la cuenta (572) Bancos refleja 10.000 € en el activo y la cuenta (100) Capital Social refleja 10.000 € en el patrimonio neto.
Asientos contables de la constitución de una sociedad anónima
La sociedad anónima sigue la misma lógica que la SL, pero con una diferencia importante: no es obligatorio desembolsar el 100 % del capital en el momento de la constitución. La ley permite que solo se aporte una parte al firmar la escritura y que el resto llegue más adelante, lo que añade complejidad al registro contable y hace necesario llevar un seguimiento más cuidadoso de los socios deudores.
Emisión y suscripción de acciones
En la SA, el capital se divide en acciones en lugar de participaciones. Los asientos de emisión y suscripción funcionan igual que en la SL: primero se carga la cuenta (190) Acciones o participaciones emitidas contra la cuenta (100) Capital Social, y después se activa la deuda de los accionistas mediante la cuenta (103) Socios por desembolsos pendientes. La diferencia aparece en el paso siguiente: el desembolso parcial.
Desembolso parcial obligatorio del capital
En la constitución de una SA, solo es obligatorio desembolsar en ese momento el 25 % de cada acción. El resto queda pendiente y se reflejará en el activo como un derecho de cobro de la sociedad frente a sus propios accionistas. Esto significa que la cuenta (103) Socios por desembolsos pendientes no se cancela del todo: solo disminuye en el importe efectivamente pagado, y el saldo restante permanece en el activo del balance hasta que los accionistas realicen los desembolsos futuros.
¿Cómo se contabilizan los gastos de constitución?
Cuando se constituye una empresa, se generan una serie de gastos inevitables: honorarios del notario, tasas del Registro Mercantil, honorarios de abogados o gestores y publicaciones legales obligatorias. El tratamiento de estos gastos es uno de los puntos que más errores genera, porque su destino contable no es intuitivo. Para profundizar en qué importes se incluyen aquí, puedes consultar la sección sobre gastos de constitución, donde se detalla cada concepto.
Tratamiento en el patrimonio neto según el Plan General Contable
El Plan General de Contabilidad de 2007 establece con claridad que los gastos de constitución y de ampliación de capital se imputan directamente al patrimonio neto, sin pasar por la cuenta de Pérdidas y Ganancias. Esto significa que no reducen el resultado del ejercicio, sino que disminuyen directamente el patrimonio de la empresa desde el primer momento.
La cuenta que recibe este cargo es la (113) Reservas Voluntarias. Como en el momento de constituirse la empresa aún no hay beneficios acumulados, esta cuenta nace con saldo negativo, lo que supone un patrimonio neto negativo en ese apartado. Esto es perfectamente legal y admitido por la normativa vigente. El asiento, prescindiendo del IVA, sería el siguiente:
| Cuenta | Descripción | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| (113) | Reservas voluntarias | Importe del gasto | |
| (472) | H.P. IVA soportado | IVA del gasto | |
| (572) | Bancos / Tesorería | Total pagado |
Deducibilidad fiscal de los gastos de constitución
Aunque los gastos de constitución no pasan por la cuenta de Pérdidas y Ganancias, la normativa fiscal permite deducirlos en el Impuesto de Sociedades. La Ley del Impuesto de Sociedades establece que son deducibles los gastos que, por razón de ley, no deban imputarse a la cuenta de resultados. Esto significa que antes de cerrar el ejercicio habrá que realizar un ajuste extracontable para activar esa deducción sin alterar el resultado contable.
¿Qué ocurre con el IVA de los gastos de constitución?
Las cuotas de IVA soportadas en los gastos de constitución son deducibles y compensables con las cuotas repercutidas, siempre que la empresa realice operaciones sujetas a IVA y no exentas. Si la actividad es exenta de IVA, el importe del impuesto se incluye también en el cargo a reservas voluntarias, aumentando el saldo negativo de esa cuenta.
Diferencia entre gastos de constitución y gastos de primer establecimiento
El Plan General de Contabilidad diferencia estos dos tipos de gasto porque, aunque ocurren en el mismo período, tienen naturaleza distinta y reciben un tratamiento contable diferente. Confundir uno con otro es uno de los errores más frecuentes en la contabilidad de una empresa nueva.
Los gastos de constitución son los que se generan por el mero hecho de crear la sociedad: notaría, Registro Mercantil, honorarios legales y publicaciones obligatorias. Los gastos de primer establecimiento, en cambio, son los que se producen antes de que la empresa empiece a operar, pero no están vinculados al acto jurídico de constitución: publicidad inicial, estudios de mercado, formación del equipo o adecuación del local, entre otros.
La diferencia contable es clara: los gastos de constitución van al patrimonio neto, mientras que los de primer establecimiento van a la cuenta de Pérdidas y Ganancias como gasto del ejercicio en el que se producen. Esto significa que los segundos sí reducen el resultado del período y, por tanto, tienen un impacto directo en el beneficio o pérdida del primer año.
Errores frecuentes al registrar la constitución de una empresa
Conocer los asientos es la mitad del trabajo. La otra mitad es saber qué fallos se cometen con más frecuencia para no caer en ellos. Estos errores no solo producen un balance incorrecto: también pueden generar problemas fiscales o diferencias que son difíciles de corregir una vez que la contabilidad avanza.
- Llevar los gastos de constitución a pérdidas y ganancias: Es el error más extendido. La cuenta de PyG no debe recibir estos gastos; el destino correcto es el patrimonio neto a través de las reservas voluntarias.
- Omitir el asiento de emisión de participaciones: Algunos contadores pasan directamente al desembolso, saltándose el proceso completo. Esto genera desequilibrios en el libro diario y no refleja correctamente cómo se formó el capital.
- Confundir gastos de constitución con gastos de primer establecimiento: Ambos ocurren en el mismo período, pero tienen tratamientos distintos. Mezclarlos produce un patrimonio neto incorrecto y una cuenta de resultados distorsionada.
- No registrar el IVA soportado de los gastos: El IVA que se paga al notario, al registrador o al gestor es deducible. Incluirlo en el gasto bruto sin separarlo como IVA soportado impide compensarlo con el IVA repercutido futuro.
- Usar cuentas del PGC de 1991 en lugar del de 2007: El plan anterior usaba la cuenta (200) para los gastos de constitución, clasificándola como activo ficticio. Desde 2007 ese tratamiento es incorrecto y no debe aplicarse.
Una revisión del plan de cuentas vigente y de los artículos oficiales del PGC 2007 antes de registrar el primer asiento evita la mayoría de estos problemas. La normativa del Plan General de Contabilidad publicada en el BOE es el texto de referencia para confirmar el tratamiento correcto de cada partida.
Preguntas frecuentes
¿Qué cuentas contables se usan para la constitución de una empresa?
Las principales cuentas del Plan General de Contabilidad que intervienen en la constitución son: (190) Acciones o participaciones emitidas, que recoge la emisión inicial; (100) Capital Social, que representa el patrimonio aportado por los socios; (103) Socios por desembolsos pendientes, que refleja el compromiso no pagado aún; (572) Bancos, donde entra el dinero real; y (113) Reservas Voluntarias, que absorbe los gastos de constitución con signo negativo en el patrimonio neto. Cada una de estas cuentas cumple un papel específico y no deben mezclarse entre sí.
¿Cuándo se realiza el asiento de constitución de una empresa?
Los asientos de constitución se registran el día en que se firma la escritura pública ante notario, que es el momento en que la sociedad adquiere existencia legal. Ese mismo día se recoge la emisión de participaciones o acciones, la suscripción por parte de los socios y, en el caso de las SL, el desembolso del capital. Los gastos de constitución también se registran en la fecha en que se pagan, generalmente próxima a la firma de la escritura.
¿Los gastos de constitución van a pérdidas y ganancias?
No. Desde la entrada en vigor del Plan General de Contabilidad de 2007, los gastos de constitución se imputan directamente al patrimonio neto y no pasan por la cuenta de Pérdidas y Ganancias. Se cargan contra la cuenta (113) Reservas Voluntarias, que puede quedar con saldo negativo en el ejercicio de constitución. Este tratamiento es diferente al que se aplicaba con el PGC de 1991, donde estos gastos se activaban como activo ficticio en la cuenta (200).
¿Qué diferencia hay entre capital suscrito y capital desembolsado?
El capital suscrito es el que los socios o accionistas se han comprometido formalmente a aportar, pero que aún no ha llegado a la cuenta bancaria de la empresa. El capital desembolsado es el que ya ha sido transferido y está disponible en tesorería. En una SL, ambos deben coincidir desde el primer día. En una SA, puede existir capital suscrito aún no desembolsado, que queda reflejado en el activo del balance como un derecho de cobro frente a los accionistas.
¿El IVA de los gastos de constitución es deducible?
Sí. Las cuotas de IVA soportadas en los gastos de constitución son plenamente deducibles y se pueden compensar con el IVA repercutido una vez que la empresa inicia sus operaciones, siempre que estas estén sujetas a IVA y no exentas. Si la actividad de la empresa está exenta de IVA, el importe del impuesto no se separa y se incluye directamente en el cargo a reservas voluntarias, aumentando el coste total reconocido en el patrimonio neto.
¿Cómo se contabiliza la constitución de una sociedad anónima frente a una SL?
El proceso es similar en ambos casos: se emiten los títulos, los socios los suscriben y luego desembolsan el capital. La diferencia clave está en el desembolso obligatorio mínimo. En una SL hay que desembolsar el 100 % del capital al constituirla, mientras que en una SA basta con aportar el 25 % de cada acción en el momento de la constitución. El resto puede desembolsarse en momentos posteriores, lo que mantiene abierto el saldo de la cuenta (103) Socios por desembolsos pendientes en el activo del balance. También puede profundizar en los distintos modelos societarios desde la sección de contabilidad de sociedades.
¿Qué pasa si las reservas quedan en negativo tras los gastos de constitución?
Es una situación completamente normal y permitida por el PGC 2007. Cuando una empresa recién constituida tiene gastos de constitución y aún no ha generado beneficios, la cuenta (113) Reservas Voluntarias arranca con saldo negativo. Esto reduce el patrimonio neto total, pero no implica ninguna irregularidad contable. Con el tiempo, a medida que la empresa genere resultados positivos y los distribuya a reservas, ese saldo negativo se va compensando. En sociedades limitadas con capital social mínimo, conviene vigilar que el patrimonio neto no caiga por debajo de la mitad del capital social, ya que eso podría activar causas legales de disolución.
Conclusión
Contabilizar la constitución de una empresa no es un trámite menor: es el primer acto contable de una sociedad y determina cómo quedará estructurado su patrimonio desde el primer día. Los asientos de emisión, suscripción y desembolso del capital, junto con el tratamiento correcto de los gastos de constitución en el patrimonio neto, forman la base sobre la que se construirá toda la contabilidad futura.
Ahora que conoces las cuentas implicadas, los momentos de registro y los errores más comunes, tienes los elementos necesarios para abordar este proceso con seguridad. Tanto si estás estudiando contabilidad de sociedades como si te enfrentas a tu primer asiento real, aplicar correctamente estas reglas te evitará correcciones costosas y te permitirá presentar un balance de apertura fiable.
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