Manual de Cuentas de Gastos de una Empresa Comercial
ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS
GASTOSGASTOS OPERACIONALES
Cuenta: COSTO DE VENTA
FUNCIÓN: Registro del costo de las mercaderías. Esta cuenta se utiliza cuando la empresa para registrar su cuenta inventario, aplica el método: inventario Perpetuo o Permanente.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Por las ventas de mercaderías a su costo (salida de kardex).
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio. Cuando el cliente devuelve parte de una venta de mercaderías (entrada de kardex).
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El costo total de las mercaderías vendidas.
Cuenta: COMPRAS
FUNCIÓN: Registro por todas las compras de mercaderías. Esta cuenta se utiliza cuando la empresa para registrarse en venta de mercaderías aplica el método: inventario periódico.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Por las compras de mercaderías.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de las compras de mercaderías.
Cuenta: FLETES Y ACARREOS
FUNCIÓN: Registro por pago de traslado de mercaderías dentro de la ciudad. Esta cuenta se utiliza cuando el flete no es significativo.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Por el traslado de mercaderías de las empresas de transporte a los almacenes de la empresa. También por el traslado de la mercadería vendida de almacén al domicilio del cliente.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de los fletes y acarreos.
Cuenta: DESCUENTOS SOBRE VENTAS
FUNCIÓN: Registro de los descuentos que concede la empresa a sus clientes por la venta de mercaderías al crédito con condiciones.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando el cliente se hace beneficiario del descuento, por pronto pago de su cuenta y nuestra Empresa emite la nota de crédito - débito.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de los descuentos concedidos a nuestros clientes por pronto pago de sus cuentas.
Cuenta: DEVOLUCIONES Y BONIFICACIONES SOBRE VENTAS
FUNCIÓN: Registro por las devoluciones de mercaderías que hacemos a los clientes sobre las ventas efectuadas a ellos. También por las rebajas por las cuales se benefician los clientes sobre las ventas efectuadas a ellos.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando el cliente se hace beneficiario por una rebaja sobre venta se efectúa una devolución de mercaderías y nuestra Empresa emite la nota de crédito - débito.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de las rebajas y devoluciones concedidas a nuestros clientes.
Cuenta: SUELDOS Y SALARIOS
FUNCIÓN: Registro de las remuneraciones que perciben los empleados cada mes, como sueldo básico, Bono de antigüedad, Bono de frontera, horas extras y otros, de acuerdo a la escala salarial aprobada.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando se paga sueldos a los empleados.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total pagado por concepto de sueldos y salarios a nuestros empleados.
Cuenta: APORTE PATRONAL
FUNCIÓN: Registro de los aportes que debe efectuar la empresa de acuerdo a disposiciones legales.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando se paga sueldos a los empleados y se calculan los aportes patronales de acuerdo a la ley.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de Aportes Patronales que efectúa la empresa.
Cuenta: RÉGIMEN DE SUBSIDIOS
FUNCIÓN: registro de los beneficios que favorecen a los empleados de acuerdo a ley. Como ser subsidio prenatal, subsidio de lactancia, subsidio de natalidad y subsidio de sepelio.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando se pagan los subsidios, tomando como base el salario mínimo nacional aprobado por cada gestión.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de régimen de subsidios pagados a favor de los empleados.
Cuenta: AGUINALDO ANUAL
FUNCIÓN: Registro del aguinaldo a favor de los empleados, de acuerdo a ley.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando se paga el aguinaldo.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de aguinaldo que se paga a favor de los empleados.
Cuenta: DESAHUCIO
FUNCIÓN: Registra el pago de tres sueldos que se hace a los empleados cuando son retirados sin el preaviso de la empresa.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando se paga el equivalente a tres sueldos a los empleados que son retirados sin darles el preaviso.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor
EL SALDO REPRESENTA: Total de pagos a los empleados por desahucio.
Cuenta: BENEFICIOS SOCIALES
FUNCIÓN: Registra el monto anual de acuerdo con el asiento de ajuste que se hace cada fin de año.
EN EL DEBE SE REGISTRA: La diferencia entre el monto requerido que se calcula a fin de año y el saldo en la cuenta Previsión para Beneficios Sociales.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: Total de Beneficios Sociales que se estima como gasto para una gestión.
Cuenta: IMPUESTO A LAS TRANSACCIONES - IT
FUNCIÓN: Registro del porcentaje sobre las ventas de mercaderías y otros ingresos facturados.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando se venden mercaderías con factura o se dan otros ingresos facturados.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: Total de Impuesto a las Transacciones por las ventas de mercaderías y otros ingresos.
Cuenta: IMPUESTO MUNICIPAL A LAS TRANSFERENCIAS -IMT
FUNCIÓN: Registro del porcentaje sobre transferencias de Terrenos, Edificios y Vehículos.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando se vende un Terreno, Edificio o Vehículo.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: Total de impuestos pagados a la alcaldía por la transferencia de Terrenos, Edificios y Vehículos.
Cuenta: GASTOS GENERALES
FUNCIÓN: Registro por los gastos menores incurridos para garantizar las actividades de la empresa.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando se efectúa el gasto.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: Total de gastos efectuados.
Cuenta: REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS
FUNCIÓN: Registro por las erogaciones realizadas para reparar y mantener el Activo Fijo de la empresa.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuándo se realiza la reparación y el mantenimiento del Activo Fijo.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: Total de reparaciones y mantenimientos realizados en el Activo Fijo.
Cuenta: REPUESTOS Y ACCESORIOS
FUNCIÓN: Registro por la compra de repuestos y accesorios para el Activo Fijo.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando se compra el repuesto o el accesorio.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: Total de los repuestos y accesorios para el Activo Fijo.
Cuenta: PASAJES Y VIÁTICOS
FUNCIÓN: Registro por la compra de pasajes y pago de viáticos a favor de los funcionarios y empleados de la empresa.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando se compra el pasaje o se paga viáticos.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: Total de pasajes y viáticos a favor de los funcionarios de la empresa.
Cuenta: LUBRICANTES Y COMBUSTIBLES
FUNCIÓN: Registro por la compra de combustible y lubricantes para el funcionamiento del Activo Fijo.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando se compra gasolina, diesel, gas, aceite, grasa y otros, para el Activo Fijo.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: Total de Combustibles y Lubricantes para el Activo Fijo.
Cuenta: PUBLICIDAD Y PROMOCIÓN
FUNCIÓN: Registro por gastos de publicidad y promoción de los artículos que vende la empresa.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando se paga por publicidad y promoción.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: Total de publicidad y promoción para la venta de los artículos.
Cuenta: HONORARIOS PROFESIONALES
FUNCIÓN: Registro del pago por servicios profesionales a favor de la empresa.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando se paga por los servicios profesionales.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de honorarios profesionales.
Cuenta: SEGUROS PAGADOS
FUNCIÓN: Registro de los contratos de seguros, la parte que corresponde a la gestión.
EN EL DEBE SE REGISTRA: El seguro pagado que corresponde a la gestión.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento del cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de seguros pagados.
Cuenta: IMPUESTOS Y PATENTES MUNICIPALES
FUNCIÓN: Registro del pago sobre impuestos a la propiedad de bienes inmuebles y vehículos por la gestión. También de la patente anual de funcionamiento ala alcaldía municipal.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando se paga el impuesto a la patente de funcionamiento.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento del cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de Impuestos y Patentes Municipales.
Cuenta: ALQUILERES PAGADOS
FUNCIÓN: Registro del pago de alquileres y contratos para las actividades de la empresa.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando se paga o devenga alquiler.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de Alquileres Pagados.
Cuenta: DONACIONES Y OBSEQUIOS
FUNCIÓN: Registro de las donaciones y obsequios que realiza la empresa, de acuerdo a disposiciones legales.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuándo se realiza la donación o el obsequio.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento del cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de Donaciones y Obsequios.
Cuenta: MERMAS Y FALTANTES EN INVENTARIO
FUNCIÓN: Registros por los faltantes en las mercaderías para la venta de acuerdo a disposiciones legales.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando ocurre el faltante o la merma de mercaderías.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de mermas y faltantes en las mercaderías para su venta.
Cuenta: PÉRDIDAS EN CUENTAS MALAS
FUNCIÓN: Registro por el monto requerido para la previsión para cuentas dudosas.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Por el monto requerido.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento del cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de Pérdidas en Cuentas Malas.
Cuenta: MULTAS Y ACCESORIOS
FUNCIÓN: Registro de las multas y accesorios por falta oportuna de pago de tributos. No son deducibles para calcular la utilidad imponible, la multa por incumplimiento a deberes formales y otras multas y sanciones. Sólo se permite deducir los intereses y mantenimiento de valor.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando se paga las multas y accesorios.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de Multas y Accesorios.
Cuenta: COMPENSACIÓN VACACIONES
FUNCIÓN: Registro del pago de vacaciones, cuando el empleado es retirado, o se retira de la empresa.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando se paga las vacaciones no utilizadas por los empleados.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento del cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de vacaciones no utilizadas y pagadas a los empleados.
Cuenta: DEPRECIACIÓN MEJORAS EN TERRENOS
FUNCIÓN: Registro de la depreciación correspondiente a las mejoras en Terreno.
EN EL DEBE SE REGISTRA: A fin de gestión cuando se calcula la depreciación del porcentaje sobre el valor actualizado de las mejoras en Terreno.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de la depresión por la gestión sobre las mejoras de Terreno.
Cuenta: DEPRECIACIÓN EDIFICIO
FUNCIÓN: Registro de la depreciación correspondiente a los Edificios.
EN EL DEBE SE REGISTRA: A fin de la gestión cuando se calcula la depreciación del porcentaje sobre el valor actualizado de los Edificios.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de la depreciación por la gestión sobre los Edificios.
Cuenta: DEPRECIACIÓN MUEBLES Y ENSERES
FUNCIÓN: Registro de la depreciación correspondiente a los Muebles y Enseres.
EN EL DEBE SE REGISTRA: A fin de la gestión cuando se calcula la depreciación del porcentaje sobre el valor actualizado de los Muebles y Enseres.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de la Depreciación por la gestión sobre los Muebles y Enseres.
Cuenta: DEPRECIACIÓN VEHÍCULO
FUNCIÓN: Registro de la Depreciación correspondiente a los Vehículos.
EN EL DEBE SE REGISTRA: A fin de la gestión cuando se calcula la Depreciación del porcentaje sobre el valor actualizado de los Vehículos.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de la Depreciación por la gestión sobre los Vehículos.
Cuenta: DEPRECIACIÓN EQUIPO DE COMPUTACIÓN
FUNCIÓN: Registro de la Depreciación correspondiente a los Equipos de Computación.
EN EL DEBE SE REGISTRA: A fin de la gestión cuando se calcula la Depreciación del porcentaje sobre el valor actualizado de los Equipos de Computación.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de la Depreciación por la gestión sobre los Equipos de Computación.
Cuenta: DEPRECIACIÓN MAQUINARIA Y EQUIPO
FUNCIÓN: Registro de la Depreciación correspondiente a las Maquinarias y Equipos.
EN EL DEBE SE REGISTRA: A fin de la gestión cuando se calcula la Depreciación del porcentaje sobre el valor actualizado de las Maquinarias y Equipos.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de la Depreciación por la gestión sobre las Maquinarias y Equipos.
Cuenta: AMORTIZACIÓN CRÉDITO MERCANTIL
FUNCIÓN: Registro de la Amortización por la gestión correspondiente al Crédito Mercantil.
EN EL DEBE SE REGISTRA: A fin de la gestión cuando se calcula la Amortización del porcentaje sobre el valor actualizado del Crédito Mercantil.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de la Amortización por la gestión sobre el Crédito Mercantil.
Cuenta: AMORTIZACIÓN PATENTES DE INVENCIÓN
FUNCIÓN: Registro de la Amortización por la gestión correspondiente a las Patentes de Invención.
EN EL DEBE SE REGISTRA: A fin de la gestión cuando se calcula la Amortización del porcentaje sobre el valor actualizado de las Patentes de Invención.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total del Amortización por la gestión sobre las Patentes de Invención.
Cuenta: AMORTIZACIÓN DERECHOS DE AUTOR
FUNCIÓN: Registro de la Amortización por la gestión correspondiente a los Derechos de Autor.
EN EL DEBE SE REGISTRA: A fin de la gestión cuando se calcula la Amortización, de acuerdo al número de ediciones sobre el valor actualizado de los Derechos de Autor.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de la Amortización por la gestión sobre los Derechos Autor.
Cuenta: AMORTIZACIÓN GASTOS DE ORGANIZACIÓN
FUNCIÓN: Registro de la Amortización por los gastos correspondientes a los Gastos de Organización.
EN EL DEBE SE REGISTRA: A fin de la gestión cuando se calcula la Amortización del porcentaje sobre el valor actualizado de los Gastos de Organización.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de la Amortización por la gestión sobre los Gastos de Organización.
OTROS EGRESOS
Cuenta: INTERESES PAGADOS
FUNCIÓN: Registro de los intereses que corresponden a la gestión sobre los Documentos por Pagar.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando se apropia el interés que corresponde la gestión.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de los Intereses Pagados que corresponden a la gestión sobre los Documentos por Pagar.
Cuenta: INTERESES BANCARIOS
FUNCIÓN: Registro de los intereses que corresponden a la gestión sobre los Préstamos Bancarios y las Hipotecas por Pagar.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando se apropia el interés que corresponde a la gestión.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de los Intereses Bancarios que corresponden a la gestión sobre los Préstamos Bancarios y las Hipotecas por Pagar.
Cuenta: COMISIONES PAGADAS
FUNCIÓN: Registro de las comisiones pagadas por recibir prestación de servicios.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando se pagan las comisiones.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de Comisiones Pagadas.
Cuenta: COMISIONES BANCARIAS
FUNCIÓN: Registro de las Comisiones Bancarias por recibir prestaciones y servicios de las Instituciones Financieras.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando se pagan las comisiones.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de las Comisiones Bancarias.
Cuenta: GASTOS VARIOS
FUNCIÓN: Registro de los gastos menores que no se pueden clasificar en los anteriores.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando se pagan los gastos varios.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de los gastos generales.
Cuenta: AJUSTE POR INFLACIÓN Y TENENCIA DE BIENES – SALDO DEUDOR
FUNCIÓN: Registro por las actualizaciones de los rubros no monetarios en base a un índice (Unidad de Fomento a la Vivienda).
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando se efectúa el ajuste.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El saldo de la cuenta ajuste por Inflación y Tenencia de Bienes. Cuando su saldo es deudor.
Cuenta: DIFERENCIA DE CAMBIO – SALDO DEUDOR
FUNCIÓN: Registro por las actualizaciones de los rubros no monetarios (Caja moneda extranjera, Banco moneda extranjera, Depósito a plazo fijo moneda extranjera, Documentos por cobrar moneda extranjera y otros), en base a la cotización de la moneda en cuestión.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando se efectúa el ajuste.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de las actualizaciones en moneda extranjera.
Cuenta: MANTENIMIENTO DE VALOR – SALDO DEUDOR
FUNCIÓN: Registro por las actualizaciones de los rubros no monetarios (Banco mantenimiento de valor, Depósito a plazo fijo con mantenimiento de valor y otros), en base al índice UFVda.
EN EL DEBE SE REGISTRA: Cuando se efectúa el ajuste.
EN EL HABER SE REGISTRA: Con el asiento de cierre preparatorio.
SU SALDO ES: Deudor.
EL SALDO REPRESENTA: El total de las actualizaciones con mantenimiento de valor.
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