¿Qué es una Factura y para qué Sirve?

¿Qué es la Factura?

Una factura está dentro de los documentos mercantiles y se lo conceptualiza como un comprobante con el que se documenta la compra y venta de bienes o servicios.

¿Para qué sirve una Factura?

Las planillas de las facturas sirven para la constancia de la realización de un determinado bien o servicio por el cual se ha facturado un importe determinado.

Al mismo tiempo sirve a la empresa como comprobante fiscal en el que se informa a la administración tributaria de cada ingreso recibido y de cada gasto realizado, donde se incluyen los impuestos correspondientes al servicio prestado, como el Impuesto al Valor Agregado (IVA).

En las facturas mercantiles se hacen constar las productos o servicios, ya sean adquiridos o vendidos, en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operación. La valides de una factura debe ser legal y fiscal.

Definición de la Factura o facturación

El Nuevo Sistema de Facturación NSF-07 define a la Factura como un documento autorizado por la Administración Tributaria, cuya misión acredita la realización de la venta de bienes, contratos de obras o la prestación de servicios u otras prestaciones gravadas por el Impuesto al Valor Agregado IVA. Este concepto de factura incluye a los recibos de alquiler y los documentos de ajustes autorizados por el Sistema de Impuestos Nacionales de su País.

¿Quiénes deben emitir factura?

Los comerciantes y los trabajadores por cuenta propia tienen la obligación de facturar la compraventa del producto o del servicio ofrecido.

Se requieren igualmente facturar cuando se trata de anticipos, excluyendo las ventas de mercancías exentas dentro de la Comunidad.

Todos los empresarios o trabajadores por cuenta propia tienen la obligación de emitir una factura si se dan los siguientes casos:

• Si el cliente es otra persona jurídica o trabajador independiente.
• Si su cliente lo pide para fines fiscales.
• Por las mercancías exentas de IVA para la exportación, a no ser que se trate de establecimientos de venta libre de impuestos tributarios.
• En el caso de las intervenciones en el ámbito intercomunitario.
• Si su cliente es una Administración Pública o bien una persona jurídica ajena a la misma y que no es un empresario o un trabajador por cuenta propia.
• Para la compraventa de productos de ensamblaje o instalación previa a su comercialización dentro del propio territorio donde se aplica el impuesto.
• Para las ventas a distancia y las ventas sometidas a tributos específicos.

La entrega de toda la información llenada en la plantilla de la factura debe ser conservada en una copia y dar la otra a su cliente.

Formato de una Factura

Dentro del formato de una factura debe tener en cuenta toda la información que debe llevar la misma. A continuación, conocerás como hacer el llenado de una factura y lo que debe contener la misma.

1. Datos básicos del sujeto pasivo

• La “Razón Social” en caso de personas jurídicas o solo el “Nombre” si es una persona natural.
• Dirección del domicilio Tributario o Casa Matriz, número telefónico y la alcaldía a la que pertenece.
• Número de sucursal, el domicilio, número telefónico y la alcaldía a la que pertenece.
• Tipo de autoimpresor y número del autoimpresor asignado por el Servicio de Impuestos Nacionales, para las Facturas o Notas Fiscales de las modalidades de facturación. Ya sean, Facturas computarizadas y máquinas registradoras.

2. Datos de dosificación de una factura

• Número de Identificación Tributaria (NIT) del sujeto pasivo.
• Número correlativo de la Factura, Nota Fiscal o documento equivalente.
• Número de Autorización de la Factura.
• El término “Original” o “Copia” según corresponda la facturación.

3. Título y subtítulo de la factura

• Según corresponda el titulo puede ser de la siguiente manera:

• Factura
• Factura por terceros
• Factura conjunta
• Factura comercial de exportación
• Recibo de alquiler
• Nota de crédito débito
• Factura de venta en zonas francas
• Factura turística

• Cómo subtítulo también según corresponda lleva:

• Sin derecho a crédito fiscal
• Cantidad de facturas: XX
• Sólo para la Característica Especial Facturación Conjunta.

4. Datos de la transacción comercial de los facturados

• Lugar y fecha de emisión, con el siguiente orden: Lugar, Día, Mes, Año.
• Nombre o Razón Social del comprador.
• Número de Identificación Tributaria o Número de Documento de Identificación del comprador.
• Domicilio del comprador, sólo en el caso de servicios públicos, como por ejemplo, electricidad, agua, gas domiciliario y teléfono.
• El detalle de la factura indicando: Cantidad, Concepto, Precio Unitario y Total (en caso de corresponder descuentos igual se debe registra)
• Tipo de cambio oficial de venta correspondiente a la fecha de la transacción, cuando la operación sea en moneda extranjera: para el caso de entidades del Sistema Financiero Nacional, estás podrán utilizar el tipo de cambio de moneda extranjera, de acuerdo a disposiciones emitidas por la Superintendencia de Bancos y Entidades Financieras.
• Total general en la moneda que se registra la factura, la misma debe ser registrada de forma numeral y literal.

5. Datos finales de una factura

• Código de control cuando corresponda.
• Fecha límite de emisión, la misma debe y registrada a la derecha en negrillas.
• En negrillas y legible la leyenda “La reproducción total o parcial y/o el uso no autorizado de esta Nota Fiscal, constituye un delito a ser sancionado conforme la ley”.