≫ Comprobantes de Contabilidad: Definición, Formato y Cuáles son?

¿Qué son los comprobantes de contabilidad y para qué sirven?

Los comprobantes de la contabilidad son los documentos que sirven de base para resumir los resultados económicos originalmente obtenidos mediante un proceso plasmático en las estructuras de apoyo. Los comprobantes contables se elaborarán de manera consecutiva para su respectivo control, señalando las personas que los elaboran y el idioma en el que se redacta.

A su vez los comprobantes de la contabilidad, se les denomina igualmente como documentos de seguimiento de los movimientos en cada ámbito de la empresa, del dinero ingresado y de los gastos incurridos en cada una de las fases del proceso de negocio.

Para facilitar el registro y el tratamiento de los datos, se recomienda encarecidamente que estos documentos contengan en su interior ciertas especificaciones para que se destaque como un comprobante de contabilidad aceptado. Se elaborarán con un periodo de tiempo una vez por semana, o según lo sea necesario.

Formato de Comprobantes de Contabilidad

Un comprobante de contabilidad lleva lo siguiente:

1. Razón social o nombre del negocio
2. Lugar de emisión y fecha
3. Control correlativo del número de comprobante expedido
4. Corresponde al código de cada cuenta
5. Se registran las cuentas tanto del bebé como el haber y su descripción respectiva
6. Los importes de las cuencas deudoras
7. Los importes de las cuentas acreedoras
8. Se suma la columna del Debe y el Haber y las mismas cantidades deben ser iguales
9. Firma de que inicialmente prepara y confecciona el comprobante
10. Firma del responsable del departamento contable
11. Firma de una autoridad superior encargada del control Financiero
12. Se detalla todos los documentos que se adhieren al comprobante y que se respaldan la transacción contable.

El comprobante de contabilidad es un documento que respalda una transacción contable para luego registrar las cuentas detalladas en el Libro Diario, Libro Mayor y/o Auxiliares.

Clases o tipos de Comprobantes de Contabilidad

Algunas empresas utilizan estas clases de comprobantes de contabilidad, siempre y cuando las necesiten:

• Comprobante de Ingreso (cuando hay ingreso de efectivo)

Este comprobante contable, que también se conoce como recibo de caja o comprobante de pago general, es fundamental para recoger todos los datos de las operaciones económicas como recibos de caja, comprobantes en cheques u otras formas de cobro. En este comprobante de ingreso contabilidad, también se registran, los ingresos por ventas, créditos, adelantos de clientes o aportaciones de capital de los inversores. Es necesario que estos datos se registren correctamente de acuerdo con la ley a fin de garantizar la seguridad de todos los ingresos monetarios.

Para una contabilidad correcta, en cada comprobante debe constar un número de serie y la denominación social de la empresa, la lista de control, una descripción de su contenido, el momento en que se realizó la operación del documento, y la firma de la persona encargada de llevarla a cabo y la de un responsable de la contabilidad, son algunos de los datos que deben figurar en el comprobante.

• Comprobante de Egreso (cuando hay egreso de efectivo)

Se trata de un apoyo en materia de contabilidad que permite el pago de una determinada cantidad de dinero, independientemente de que se trate de los pagos a los proveedores, anticipos de sueldo, subsidios diarios, préstamos u otros gastos que genere la empresa.

Cuando se llevan las cuentas de una empresa, es importante que todos los gastos asociados con la operación de una empresa se rastreen en detalle junto con el comprobante de gasto o egreso correspondiente.

• Comprobante de Traspaso (cuando no hay movimiento de efectivo)

En ella no se registran los ingresos ni los gastos de los fondos, pero sí el desarrollo por parte de los recursos de la empresa. En este tipo de comprobante se puede hacer una transferencia de fondos de la caja registradora general a la caja registradora de la oficina o bien una transferencia de dinero entre cuentas bancarias diferentes.

Los comprobantes de Crédito y Débito

Se utilizan para cargar un valor superior en la cuenta del cliente, sobre todo por error u omisión en la facturación que se realiza. A su vez, el documento registra los descuentos o devoluciones correspondientes a las mercancías que no fueron incluidas en la factura.